○千代田町職員の旧姓使用に関する要綱
令和6年3月29日
告示第34号
(趣旨)
第1条 この要綱は、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第3条第2項に定める一般職に属する職員(臨時的任用職員及び非常勤職員を含む。以下「職員」という。)が、婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後に、引き続き改める前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(旧姓の使用)
第2条 職員は、法令及び条例等の規定に反するおそれがなく、かつ、職務遂行上若しくは事務処理上著しい誤解又は混乱を招くおそれのない文書等について、旧姓を使用することができる。
(旧姓使用の届出)
第3条 文書等に旧姓を使用しようとする職員は、旧姓使用届出書(様式第1号。以下「届出書」という。)を所属長を経て任命権者に提出し、その承認を受けなければならない。
2 前項の届出書は、婚姻等により戸籍上の氏の変更があった日(新たに職員となった者が旧姓を使用する場合にあっては、当該職員が職員となった日)から起算して1か月以内に提出しなければならない。
(旧姓使用の取消し)
第4条 任命権者は、文書等に旧姓を使用する職員(以下「旧姓使用職員」という。)の旧姓の使用が、次の各号のいずれかに該当するときは、その承認を取り消すことができる。
(1) 偽りその他不正な手段により承認を受けたとき。
(2) 職務遂行上若しくは事務処理上支障が生じたとき、又は生じるおそれがあるとき。
(3) その他任命権者が取消しを必要と認めたとき。
(旧姓使用の中止)
第5条 旧姓使用職員は、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届出書(様式第2号)を所属長を経て任命権者に提出しなければならない。
2 前項の規定により旧姓の使用の中止を届け出た職員は、新たに婚姻等により戸籍上の氏を改めた場合を除き、当該使用を中止した旧姓を使用することはできない。ただし、当該使用を中止した旧姓を再び使用することがやむを得ないと認められる場合は、この限りでない。
(責務)
第7条 所属長は、所属職員の旧姓の使用に関し、適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓使用職員は、旧姓を使用するに当たっては、町民、他の職員等に誤解及び混乱が生じないよう努めなければならない。
(補則)
第8条 この要綱に定めるもののほか、職員の旧姓の使用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この告示は、令和6年4月1日から施行する。
別表第1(第2条関係)
旧姓を使用することができる文書等の種類 | 旧姓を使用することができる文書等の例 |
1 専ら組織内部で使用される文書等で、容易に当該旧姓を使用する職員の同一性を確認できるもの | 起案文書、決裁・回覧等に係る押印、グループウェア(電算システム含む)の登録氏名及びメールアドレス、公用車使用簿、事務引継書、人事評価シート、人事異動内示表、復命書 |
2 職員の権利義務に係る文書等で、容易に当該旧姓を使用する職員の同一性を確認でき、旧姓の使用を原因とする係争のおそれがないもの | 出勤簿、休暇届、時間外勤務命令票、週休日の振替簿、旅行命令簿、育児休業に関する申請書等、各種特別休暇に関する申請書等、病気休暇に関する申請書等、職務専念義務免除願、営利企業等従事許可申請書、欠勤届 |
3 単に氏名が記載された文書等 | 座席表、職員録、事務分掌表、名札、名刺 |
4 その他対外的に使用される文書等で、法令上特別な効果を生じるおそれのないもの | 町民等に対する事務連絡文書等の担当者名、その他法令等に基づかない文書等で旧姓の使用を所属長が認めるもの |
別表第2(第2条関係)
旧姓を使用することができない文書等の種類 | 旧姓を使用することができない文書等の例 |
1 職員の身分関係に関わる文書等で、法令等に根拠があるもの又は法令等に基づく事務処理等に与える影響の大きいもの | 職員証、法令等に基づく身分証明書(徴税吏員証等)、服務の宣誓書、辞令書、退職願、分限・懲戒等の処分に関する文書、履歴簿、在職証明書 |
2 職員の権利義務関係に関わる文書等で、法令等に根拠があるもの又は法令等に基づく事務処理等に与える影響の大きいもの | 税務署等関係文書、給与の支給に関する文書、共済組合関係文書、互助会関係文書、退職手当等に関する文書、公務災害関係文書、健康診断関係文書、職員派遣関係文書 |
3 公権力の行使に係るもの等、対外的に大きな影響を与えるおそれがあるもの | 許認可・立入検査・徴税等法令等に基づく行政処分に係る文書、その他職員身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書、契約書・協定書等私人との法律上の関係を発生させる文書、官公庁等に係る提出文書 |
4 その他 | その他旧姓を使用することにより、法令等に抵触するおそれがあると所属長が認める文書 |
