○千代田町文書管理規程
平成16年4月1日
規程第2号
千代田町文書管理規程(平成13年千代田町規程第2号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第6条)
第2章 文書の種類及び書式(第7条―第10条)
第3章 文書の取扱い
第1節 文書の収受及び配布(第11条)
第2節 文書の処理(第12条―第18条)
第3節 文書の施行及び発送(第19条―第23条)
第4節 文書の整理、保管及び保存(第24条―第31条)
第5節 文書の廃棄(第32条)
第4章 磁気等記録媒体(第33条)
第5章 電子メールの利用に関する特例(第34条―第39条)
第6章 補則(第40条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、法令その他別に定めのあるもののほか、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理を図ることを目的とする。
(1) 文書 町が所掌する事務に関するすべての文書(電磁的記録を含む。)をいう。
(2) 磁気的記録媒体 磁気ディスク、光磁気ディスクその他磁気等を用いて情報を記録した媒体をいう。
(3) 課 千代田町課設置条例(平成14年千代田町条例第5号)第1条に規定する課をいう。
(4) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(5) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。
(6) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(7) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。
(文書処理の原則)
第3条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して、案件が完結するに至るまで、その経過を明らかにし、かつ、適正な管理に努めなければならない。
(文書の管理統制)
第4条 文書の管理統制は、総務課において行う。
2 総務課長は、町の文書に関する事務(以下「文書事務」という。)を統括し、本庁及び出先機関の文書事務が適性かつ円滑に行われるよう指導調整するとともに、本庁に関する文書の収受、配布及び発送並びに完結文書の保管事務を掌理する。
(文書取扱責任者)
第5条 課に文書取扱責任者を置く。
2 文書取扱責任者は、課長をもってあてる。ただし、室にあっては、室長又は係長をもってあてる。
3 文書取扱責任者は、課における次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書の処理及び整理に関すること。
(2) 文書の編綴及び保管に関すること。
(3) その他文書の取扱いに関すること。
(電子文書取扱主任)
第6条 町に電子文書取扱主任(以下「文書取扱主任」という。)を置く。
2 文書取扱主任は、総務課行政係長をもってあてる。
3 文書取扱主任は、町における次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関すること。
(2) その他電子文書の取扱いに関すること。
第2章 文書の種類及び書式
(文書の種類)
第7条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 規程 所属の機関又はその職員に対して、事務処理又は服務に関し定めるもの
イ 指令 申請及び出願等に対し、許可及び認可等をするもの
ウ 達 町長がその権限に基づき、特定の団体又は個人に対し、命令及び禁止等をするもの
(3) 公示文書
ア 告示 法令の規定等に基づき、処分又は決定した事項を一般に公示するもの
イ 公告 法令で公告する旨規定されているもの又は告示以外で一定の事項を一般に公示するもの
(4) 一般文書
ア 庁内文書 執行伺、復命書、事務引継書等に関するもの
イ 往復文書 照会書、回答書、通知書、進達書、報告書、依頼書、協議書、申請書、届書、諮問書、答申書等に関するもの
ウ 契約関係文書 契約書、協定書、覚書等に関するもの
エ 争訟関係文書 審査請求書、弁明書、裁決書等に関するもの
オ その他の文書 議案書、請願書、陳情書、証明書、表彰状、感謝状、書簡等に関するもの
(文書の書式等)
第8条 文書の書式は、次のとおりとし、用紙規格は、個別の事情のある文書を除いて原則としてA4判とし、用い方は縦長左横書きとする。ただし、法令等の規定により様式が定められているものは、この限りでない。
(1) 受信者に付ける敬称には、「様」を用いる。ただし、表彰状及び感謝状等については、「殿」を用いる。
(2) 庁内文書には、原則として公印は省略する。
(3) 公印は、文書施行名義者の最後の文字に半分掛かるように押す。
(4) 契印は、原議を下にし、許可書等の上端中央に押す。
(1) 条例、規則、告示及び公告 町名を冠し、様式第1号による条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿により番号を付ける。
(2) 規程 町名を冠し、規程番号簿(様式第2号)により番号を付ける。
(3) 指令及び達 町名を冠し、次に括弧を付して課名の首字(総務課は「総」、企画財政課は「企」、税務会計課は「税」、住民福祉課は「住」、健康子ども課は「健」、産業観光課は「産」、建設環境課は「建」、都市整備課は「都」とする。以下同じ。)及び様式第3号による指令番号簿並びに達番号簿により番号を付ける。
(4) 往復文 課名の首字を冠し、収発件名簿(様式第4号)により番号を付ける。
2 前項の番号は、毎年1月1日に始まり、12月31日に終わるものとする。
(文書の記名)
第10条 外部に対する記名は、原則として町長名を用いなければならない。ただし、通達文、往復文等で軽易なものについては、副町長、会計管理者又は町名を用いることができる。
2 前項の規定にかかわらず軽易な文書は、課長名を用いることができる。
第3章 文書の取扱い
第1節 文書の収受及び配布
(文書の収受及び配布)
第11条 町に到着した文書は、総務課において収受し、次の各号に掲げるところにより取り扱うものとする。
(2) 親展文書は、開封しないで親展文書等処理簿(様式第6号)に登録し、封筒に収受印を押し、該当者に配布し、受領印を受ける。ただし、開封しなければ主務課又は該当者が判明しないものは、開封することができる。
(3) 電報又は書留郵便物等は、親展文書等処理簿に登録し、前号に準じて配布する。
(4) 現金、金券等については、金券処理簿(様式第7号)に登録し、主務課の閲覧を経て会計課に配布し、受領印を受ける。
(5) 物品等については、物件処理簿(様式第8号)に登録し、主務課に配布し、受領印を受ける。
2 前項第1号に掲げる文書で異議申立書、訴願書、訴状等で権利の効力に関係する文書については、到着日時を余白等に記入して受付者の認印を押し、その封筒を添付する。
3 文書が2以上の課に関連するものであるときは、その関係の最も深い課に配布しなければならない。
4 主務課で直接受領した文書又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに総務課長に回付しなければならない。
第2節 文書の処理
(文書の処理)
第12条 課長は、閲覧した文書について自ら処理するものを除くほか、処理方針を示して主務係長又は主務係長を経て主務者に配布しなければならない。
2 主務係長又は主務者は、前項の規定により文書の配布を受けたときは、速やかに起案、その他必要な措置をとらなければならない。
(総合行政ネットワーク文書の処理)
第13条 総合行政ネットワーク文書は、主務課で直接受信したものを除き、総務課において処理する。
2 総務課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。
(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
(3) 前号の規定により受領通知を行った文書については、当該文書を速やかに紙に出力し、当該文書に係る事務を所掌する主務課に配布する。
4 主務課で直接受信した総合行政ネットワーク文書については、主務課において処理する。
(文書の起案)
第14条 文書の起案は、起案用紙(様式第9号)によって起案し、決裁を受けることとする。ただし、定例的で軽易な事項の起案は、起案用紙を用いず、文書の余白に処分案を朱書するなど簡便な方法により決裁を受けることができる。
2 重要な文書又は上司の指示を受けて処理することが適当と認められる文書は、あらかじめ、上司の指示を受けなければならない。
(起案の方法)
第15条 起案文書は、その内容が適性かつ適当なものであるとともにその表現が正確かつ簡明であるようにしなければならない。
2 起案の具体的方法は、次の各号によらなければならない。
(1) 常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易な口語文を使用すること。
(2) 必要により関係法令、参考となる事項又は資料等を添付する。
(3) 書留、親展、内容証明等特別な扱いを必要とするものについては、その旨を明記する。
(回議)
第16条 起案文書は、関係係員及び係長に回議した後、上司の決裁を受けなければならない。
2 起案文書の回議を受けた職員は、当該起案文書に修正が生じたときは、修正箇所に認印を押印する。
(合議)
第17条 起案文書が他の課の事務に関係するときは、主務課長は、関係課長と合議しなければならない。
2 次に掲げる起案文書は、総務課長に合議しなければならない。
(1) 条例及び規則に係るもの
(2) 規程及び告示に係るもの
(3) 法令の解釈及び運用に係るもので重要なもの
(代決)
第18条 急を要する文書については、町長不在の場合は副町長、副町長不在の場合は総務課長がこれに代わり決裁し、重要文書については、後閲を受けるものとする。
第3節 文書の施行及び発送
(浄書)
第19条 決裁を受けた起案文書は、主務課において浄書する。
(公印の使用)
第20条 文書に使用する公印の取扱いについては、千代田町の公印に関する規程(平成10年千代田町規程第5号)の規定に基づき取り扱うものとする。
(電子署名)
第21条 第8条第1項第3号の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。
2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3 文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行については、別に定める。
(文書の発送)
第22条 文書の発送は、次により総務課において行うものとする。
(1) 郵送は、原則として料金後納の方法により、千代田町の休日を定める条例(平成元年千代田町条例第9号)第1条第1項による休日を除き、毎週金曜日とする。ただし、急を要する文書については、主務課の責任において直接郵便局に持ち込むか、総務課に備えてある切手を使用し、郵送することができる。
(2) 町内の送付文書については、用務員をして配達させることとし、配達日については、総務課長が別に定める。
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第23条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、主務課の文書取扱主任が送信する。
第4節 文書の整理、保管及び保存
(未完結文書の整理)
第24条 未完結文書は、主務課で定める箇所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理)
第25条 完結文書は、主務課ごとに法令の根拠若しくは業務処理の分野別に分類し、原則として同一の会計年度別又は暦年ごとの完結の月日順に簿冊に編綴しなければならない。ただし、会計年度又は暦年に属する文書の量が少量で、編綴し難いとき、若しくは完結文書に係わる事務が数年次にわたるとき等、2以上の会計年度又は暦年にわたって編綴する必要のあるときは、2以上の会計年度又は暦年にわたって編綴することができる。
2 簿冊は、A4判を標準とし、背表紙(様式第10号)に所要事項を表示しなければならない。この場合において、A4判により難いときは、別の大きさに編綴することができる。
(文書の保存年限)
第26条 文書の保存年限は、法令に特別の定めがあるもののほか、別表のとおりとする。ただし、当初の保存年限に達した簿冊で、保存年限の見直しが必要なものについては、その都度見直しを行うものとする。
2 前項の保存年限の計算は、文書の処理が暦年によることとされているものにあっては、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から、会計年度によることとされているものにあっては、当該会計年度が終了した日の翌日から起算する。
(マイクロフィルム等による保存)
第27条 完結文書は、マイクロフィルム等に収録して保存することができる。
2 マイクロフィルム等の保存、利用の方法等については、一般文書の例による。
(保存簿冊の収蔵)
第28条 各課は、保存を要する簿冊を書庫等に収蔵する場合は、年及び年度並びに保存年限別に区分し、文書保存管理台帳(様式第11号)に登録し、保存しなければならない。
2 保存文書は、毎年6月末日までにあらかじめ書庫等に移し替えるものとする。ただし、事務処理上必要なものについては、当分の間、主務課において保管することができる。
3 総務課長は、常に書庫等の収蔵状況を把握するとともに、収蔵に当たって各課を指導しなければならない。
(保存文書の管理)
第29条 書庫等の保存文書は、主務課長が管理し、その責任において整理整とんに努めなければならない。
(保存文書の閲覧)
第30条 保存文書を主務課の職員以外の職員が閲覧しようとするときは、その文書を管理保管している課長の承認を得なければならない。
2 課長は、課員以外の者から保存文書の閲覧について申出があった場合は、その申し出た者に正当な理由があると認められるとき、閲覧させることができる。
(庁外持出しの制限)
第31条 保存文書は、非常災害による場合のほかは、庁外へ持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ当該保存文書を管理する主務課長の承認を受けたときは、この限りでない。
第5節 文書の廃棄
(保存文書の廃棄)
第32条 保存年限が満了した保存文書を廃棄する場合は、第28条第1項の規定により保管している文書保存管理台帳に、廃棄年月日を記入するとともに主務課長の承認を得て、廃棄するものとする。
2 廃棄する文書のうち、秘密に属する文書及び他に悪用されるおそれのある文書は、裁断、溶解、焼却、消去その他の適切な方法により処分しなければならない。
第4章 磁気等記録媒体
(磁気等記録媒体の管理)
第33条 課長は、随時、磁気等記録媒体(以下「記録媒体」という。)を整理し、保管の状況について点検を行う等適正な使用及び維持管理に努めるとともに、記録文書が目的外に使用されないよう必要な措置を講じなければならない。
2 記録媒体は、課の職員が共同利用できるよう所定の場所に保管するものとし、記録文書の漏えい、改ざん等が生じないよう厳重に管理しなければならない。
3 記録媒体は、庁舎及び町施設外に持ち出すことができない。ただし、課長が承認した場合は、この限りでない。
4 不要な記録媒体及び破損等の理由により使用不能となった記録媒体は、課長の責任において使用不能な状態にして破棄しなければならない。
5 職員の所有に係るパソコン、フロッピーディスク等については、異動の際、記録文書が課の職員の共同利用に供せられるよう必要な措置を講じなければならない。
第5章 電子メールの利用に関する特例
(電子メールの利用)
第34条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。
(対象機関等)
第36条 前条の施行文書の相手方は、町の機関、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。
(施行)
第37条 電子メールを利用する施行文書は、総務課長が別に定める方法により送信しなければならない。
2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
(収受)
第38条 主務課は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち公文書と特定したものを速やかに紙に出力し、収受の規定の例により、処理するものとする。
(起案)
第39条 電子メールを利用する施行文書には、決定書用紙の施行及び取扱方法の欄に電子メール施行と記載し、決裁を受けなければならない。
第6章 補則
(委任)
第40条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成17年規程第2号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年規程第7号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年規程第1号)
この規程は、平成20年7月1日から施行する。
附則(平成20年規程第3号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成23年規程第2号)
この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成28年規程第5号)
この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成30年規程第2号)
この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年規程第4号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和2年規程第4号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年規程第7号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和4年規程第1号)
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
別表(第26条関係)
○完結文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 | 書類等 |
第1種 | 永年保存 | (1) 議会の議決書及び会議録 (2) 条例、規則、規程、告示の台帳及び原本 (3) 広報ちよだ (4) 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類 (5) 退職年金及び遺族年金に関する書類 (6) 叙勲、褒章、国及び県表彰に関する書類 (7) 不服申立、審査請求、訴訟、調停及び和解に関する重要文書 (8) 調査及び統計で重要な書類 (9) 事務引継ぎに関する重要な書類 (10) 文書保存管理台帳 (11) 市町村の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書 (12) 財産、交付税及び町債に関する書類 (13) 町予算書及び決算書 (14) 行政手続条例、行政改革大綱及び情報公開条例関係の重要書類 (15) 法令、訓令及び通達等の重要書類 (16) 永年保存を必要とする原簿、台帳 (17) 永年保存を必要とする認可、許可及び契約に関する重要書類 (18) 過去のデータファイル一覧表 (19) その他、永年保存の必要を認める書類等 |
第2種 | 30年保存 | (1) 国庫補助及び県費補助に係る重要書類及び図面等 (2) 工事関係に係る重要書類及び図面等 (3) 30年保存を必要とする原簿、台帳 (4) 30年保存を必要とする認可、許可及び契約に関する重要書類 (5) その他、30年保存の必要を認める書類等 |
第3種 | 10年保存 | (1) 10年保存を必要とする補助金関係の書類 (2) 10年保存を必要とする工事関係の書類及び図面等 (3) 10年保存を必要とする原簿、台帳 (4) 10年保存を必要とする認可、許可及び契約に関する重要書類 (5) 寄附受納に関する重要書類 (6) その他、10年保存の必要を認める書類等 |
第4種 | 5年保存 | (1) 5年保存を必要とする補助金関係の書類 (2) 5年保存を必要とする工事関係の書類及び図面等 (3) 5年保存を必要とする原簿、台帳 (4) 5年保存を必要とする認可、許可及び契約に関する書類 (5) 職員の採用に関する書類 (6) 当直日誌、出勤簿、休暇簿及び出張命令簿等職員の勤務の実態を証する書類 (7) 予算、決算及び出納に関する帳票並びに証拠書類 (8) 賦課、徴収及び保険料等に関する帳票及びに証拠書類 (9) 調査及び統計に関するもの。 (10) その他、5年保存の必要を認める書類等 |
第5種 | 3年保存 | (1) 照会、回答、証明及び報告等に関するもの (2) 物品の出納簿 (3) 寄附受納に関する書類 (4) その他、3年保存の必要を認める書類等 |
第6種 | 1年保存 | (1) 軽易な文書 (2) 3年以上の保存を必要としない書類等 |
